Control de inventarios: ¿en qué consiste, cómo hacerlo y por qué es importante?

¿Sabías que sin un adecuado control de inventarios podrías perder mucho dinero? Si descuidas esta gestión puedes perder ventas o incurrir en gastos excesivos. Por eso, en este artículo, te explicamos en qué consiste y cómo realizarlo de forma eficiente.

¿Qué es un control de inventarios?

También conocido como control de existencias, se trata de un proceso por el cual las empresas pueden monitorear y gestionar los productos que mantienen en almacén. Esto incluye identificar cada producto, clasificarlo y contabilizarlo para así asegurarte de mantener un suministro suficiente y en buenas condiciones.

Por medio del control de inventarios, las empresas pueden conocer qué tienen almacenado, qué productos deben mover más rápido, cuáles suelen escasear, etc. Esto genera diversos beneficios para la administración del negocio, como los que citaremos a continuación.

Beneficios del control de inventarios:

• Minimizar costos de almacenamiento y así garantizar la rentabilidad del negocio

• Prevenir la interrupción de la producción

• Garantizar la entrega oportuna de productos a clientes

• Mejorar la toma de decisiones sobre la producción, suministro y distribución de bienes

¿Cómo se realiza un control de inventarios?

Para llevar a cabo un control de inventarios, primero debes identificar los productos en stock y clasificarlos de acuerdo a su tipo y frecuencia de uso.  Debes asegurarte de llevar un registro detallado de las cantidades que posees en almacenamiento.

Luego, analiza la rotación de tu inventario en busca de tendencias y patrones en la demanda. De acuerdo a esta información, podrás tomar decisiones informadas sobre la producción y distribución de tus productos, así como escoger el método de control que le favorezca a tu negocio.

Tipos de control de inventarios

Existen varios métodos para realizar el control de inventarios. A continuación, te explicamos los 4 más conocidos:

1) Método EOQ:

EOQ es el acrónimo de la frase Economic Order Quantity, que puede traducirse como “cantidad económica de pedido”. Este modelo, que se destaca por su sencillez, tiene como objetivo reducir los costos de inventario. Para ello, busca igualar el costo de pedir un producto y mantenerlo en el inventario. 

El método EOQ puede usarse siempre y cuando la empresa tenga una demanda constante y conocida con anticipación. Asimismo, los costos de almacenamiento también deben ser conocidos y depender del nivel de stock.  Por supuesto, no pueden existir roturas en el stock; la empresa debe tener la posibilidad de solicitar cualquier cantidad de productos al proveedor en cualquier momento. 

La principal desventaja de este modelo es que, al estar basado en estimaciones y predicciones, puede alejarse de la realidad.

2) Método ABC:

Este método consiste en clasificar y organizar los productos que se almacenan a partir de su importancia, valor económico, nivel de rotación, etc. También es conocido como el método 80/20, ya que el 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos. 

Mediante el método ABC se puede identificar los productos críticos para el éxito del negocio y su rentabilidad. De esta forma, es posible reducir el exceso de inventario y garantizar la disponibilidad de estos productos. 

Las categoría son:

• Categoría A: Representan aproximadamente un 20% del total de inventario, sin embargo, su valor puede representar hasta el 80% del mismo. Son productos muy importantes para el negocio, por ende, necesitan un control cercano y cuidadoso. 

• Categoría B: Son productos con un precio intermedio. Son menos importantes que la categoría A, pero más que la C. Representan aproximadamente el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del inventario. 

• Categoría C: Representan menos valor que los productos de las categorías A y B, aunque en cantidad ocupan el 40% del inventario. No son tan importantes, por lo que requieren menor atención y control.

3) Método PEPS o FIFO

Conocido en español como PEPS (Primera entrada, Primera salida) y en inglés como FIFO (First In, First Out), este método señala que los primeros artículos en ingresar al almacén deben ser los primeros en salir a la venta. De esta forma, se reduce el riesgo de que la mercancía se eche a perder, se devalúe o sufra daños. Además, asegura la renovación del stock. 

Para aplicar el método PEPS, la empresa debe aplicar un sistema permanente de inventarios, en el que se registre en un kardex la entrada y salida de los productos. 

Esta metodología es conveniente para negocios que comercializan productos perecederos, como cosméticos o alimentos, o para productos que pueden quedar obsoletos, como dispositivos tecnológicos. 

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4) Método JIT

El método Just in Time (JIT), que en español significa “justo a tiempo”, tiene como objetivo reducir los costos de stock, la sobreproducción, los tiempos de espera y el transporte innecesario. Consiste en contar solo con la cantidad necesaria de producto y en el momento justo para cubrir la demanda, eliminando cualquier desperdicio o elemento que no genere valor. 

Es un método complejo de aplicar, pues requiere de mucha coordinación y organización entre todos los agentes que intervienen en la cadena de suministro. Para que funcione, es importante asegurar el abastecimiento a partir de la demanda, para evitar quedarse sin stock.

¿Cada cuanto tiempo se debe realizar un control de inventarios? 

El control de inventarios es un proceso continuo que necesita un monitoreo constante. Por ello, es importante definir la frecuencia adecuada para tu tipo de negocio. Al respecto, existen dos tipos: inventario perpetuo, el cual exige una revisión diaria, e inventario periódico, en el que se define una frecuencia que puede ser semanal, quincenal o mensual.

Control de inventario manual vs Sistema de control de inventario

Existen varias alternativas para llevar un control de inventarios. Puedes hacerlo de forma manual, con una plantilla de excel, o a través de un software de inventario. Este último puede traer muchos beneficios para tu empresa. A continuación, te explicamos las principales diferencias entre ambas alternativas. 

• Automatización: Hacer un control con excel implica una gran cantidad de trabajo, pues hay que ingresar la información de manera manual. En cambio, si se utiliza un sistema de control de inventario, el proceso se realiza de forma automática. 

• Integración: Un sistema puede integrarse fácilmente con herramientas de diversas áreas de la empresa, como la gestión de ventas y la contabilidad. 

• Seguridad de la información: Con un sistema podrás guardar tu información en un servidor seguro y contar con un respaldo adecuado. En cambio, si usas Excel, es más fácil sufrir pérdidas de información. 

• Accesibilidad: Un sistema en la nube te permite acceder a tu información en cualquier momento, desde cualquier lugar. 

• Reportes avanzados: Si trabajas con Excel, deberás generar los reportes de forma manual. En cambio, si usas un sistema de control de inventario, estos se generarán de forma rápida. Además, te brindarán información avanzada, que te permitirá tomar mejores decisiones para tu negocio. 

• Errores: Si haces tu inventario de forma manual, es más probable que cometas errores. 

Estas son algunas de las diferencias clave entre ambas opciones. Si bien el excel puede ser muy beneficioso en un inicio, mientras más crezca tu negocio, más difícil será controlar tu inventario de forma manual. 

En Perú existen diversos sistemas que brindan opciones adecuadas para las pymes. Si quieres saber más sobre este tema, no te pierdas nuestro artículo: ¿Cuáles Son Los Mejores Softwares Para Toma de Inventario En Perú?

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